POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE BASES DE DATOS PERSONALES MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A.

Desea descargar este documento en PDF CLICK AQUI politica-de-tratamiento-de-la-informacion-motocicletas-y-repuestos-s-a

MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A. sociedad comercial legalmente registrada en la Cámara de Comercio de Cali, identificada con el NIT 900.054.565-6 ubicada en la Calle 21 # 1-50 de la ciudad de Cali, quien se denominará en este documento como LA EMPRESA,
correo electrónico protecciondatos@motocicletasyrepuestos.com en virtud de lo establecido en la normatividad vigente en
materia de protección de datos personales, es decir la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 e incluso el nuevo compendio normativo del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015, se permite poner poner en conocimiento del interés público, de sus clientes, trabajadores, aliados, colaboradores y proveedores su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES (PTIDP).

Con esta política nuestro objetivo es poder informar a todos los titulares de sus datos personales, el tratamiento que se le dará a los mismos cuando esten en poder de nuestra compañía, igualmente los procedimientos expeditos que aquí se establecen para el acceso a la información, alguna reclamación y/o solicitud sobre dicho manejo, siempre por supuesto a la luz de las disposiciones constitucionales y el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan obtenido sobre ellas en bases de datos.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES (PTIDP)

MARCO LEGAL

El marco legal de esta PTIDP DE MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A. se establece de manera principal en la constitución política de Colombia, especialmente en sus artículos 15 y 20, los cuales determinan el derecho a la información, las libertades y garantias de todos los ciudadanos con respecto a sus datos personales. Igualmente se debe tener en cuenta lo preceptuado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de la información y los datos personales.
En el mismo sentido se encuentran las disposiciones reglamentarias establecidas por el Gobierno Nacional en los decretos 1377 de 2013, decreto 886 de 2014 e incluso el nuevo compendio normativo del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015. En conclusión son todas las normas aquí citadas el marco jurídico2 regulatorio de todos los aspectos relacionados con el manejo de los datos personales, el requerimiento del titular para ello y el control que le debe dar los responsables y encargados de los mismos.

OBJETO
Este documento contiene la política que rige el tratamiento suministrado por nuestra compañía y sus funcionarios a los datos personales y la información sensible, ésta política de tratamiento de la información se encuentra ajustada en debida forma a lo establecido en los artículos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, así como a lo determinado por los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 de 2015. En tal virtud, el objeto de este documento o de la reglamentación aquí estipulada es establecer los parametros para el manejo de los datos personales por parte de MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A. y que a su vez, todos los titulares puedan tener pleno conocimiento del tratamiento y las finalidades que se le dan a sus datos una vez obtenidos por parte de alguna de nuestras dependencias.

DEFINICIONES Y CONCEPTOS

  • Autorización: Se entiende por autorizació n al consentimiento previo, expreso e informado
    suministrado por el titular de la información y de los datos personales, que puede otorgar a la
    Empresa para que ésta pueda desarrollar las finalidades establecidas en su PTIDP.
  • Base de datos: Es el conjunto organizado de datos personales que será objeto de tratamiento por
    parte de nuestra Empresa teniendo en cuenta lo establecido en la PTIDP.
  • Datos sensibles: Debe entenderse como datos sensibles lo establecido en el artículo 5 de la ley
    1581 de 2012, es decir son aquellos datos que afectan la intimidad de las personas titulares o
    cuyo uso indebido puede generar su discriminació n, tales como aquellos que revelen el origen
    racial o é tnico, la orientació n política, las convicciones religiosas o filosó ficas, la pertenencia a
    sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
    partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposició n,
    así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biomé tricos.
  • Datos personales: Se entiende como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
    una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Entié ndase por dato pú blico aquel que no sea consagrado por la constitución o la
    ley como semiprivado, privado o sensible. Es decir que son considerados datos pú blicos, entre
    otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesió n u oficio y a su calidad de
    comerciante o de servidor pú blico, en general todo dato que pueda obtenerse sin reserva alguna.3
    Los datos pú blicos pueden estar contenidos entre otros, en registros pú blicos, documentos
    pú blicos, gacetas y boletines oficiales, así como en sentencias judiciales debidamente
    ejecutoriadas que no esté n sometidas a reserva por expresa disposició n legal.
  • Responsable del tratamiento: Debe entenderse como toda persona natural o jurídica, de
    naturaleza pú blica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de
    datos y/o el tratamiento de los datos. Teniendo en cuenta la presente PTIDP el responsable del
    tratamiento es la propia Empresa.
  • Encargado del tratamiento: Se entenderá como toda persona natural o jurídica, pú blica o
    privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por
    cuenta del responsable del tratamiento. En este caso y de conformidad a la presente Política de
    tratamiento de la información y datos personales.
  • Titular: Entiéndase como toda persona natural cuyos datos personales sean objeto de
    tratamiento en las bases de datos manipuladas y administradas por la Empresa.
  • Tratamiento: Debe entenderse como cualquier operació n o conjunto de operaciones sobre datos
    personales tales como la recolecció n, almacenamiento, uso, circulació n o supresió n desarrollados
    por la Empresa siempre a la luz de esta PTIDP.
  • Transferencia: Entiéndase como la transferencia de datos entre el responsable y/o encargado
    del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, con un receptor por fuera del país
    quien a su vez actuará por medio de su respectivo responsable o encargado.
  • Transmisión: Entiéndase la transmisión como una modalidad de tratamiento de la información y
    datos personales que implica la comunicació n de los mismos, internamente dentro de la Empresa
    o con terceros externos, dentro o fuera del territorio de la Repú blica de Colombia, cuando tenga
    por objeto la realizació n de actividades de tratamiento por el encargado que los recibirá, sin
    embargo, toda transmisión deberá hacerse con la autorización del responsable.
  • Aviso de privacidad: Entiéndase como la comunicació n verbal o escrita generada por el
    responsable del tratamiento, dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante
    la cual se le informa acerca de la existencia de las PTIDP de nuestra Empresa que le serán
    aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar
    a sus datos personales e información por parte de la Empresa.

PRINCIPIOS RECTORES DE LA PTIDP DE MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A.

  • Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad
    reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella, al Decreto 1074 de 2016 y las demá s
    normas que los desarrollen, modifiquen o adicionen.
  • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una o varias finalidades legítima de
    acuerdo con la Constitució n y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
  • Principio de libertad: El tratamiento só lo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso
    e informado del titular. Los datos personales no podrá n ser obtenidos o divulgados sin previa
    autorizació n, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de Veracidad o Calidad: La informació n sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa,
    exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales,
    incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener
    de nuestra compañia, en cualquier momento y sin restricciones, informació n acerca de la
    existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se
    derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de Ley y la Constitució n. En
    este sentido, el tratamiento só lo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las
    personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la informació n pú blica, no podrá n estar
    disponibles en Internet u otros medios de divulgació n o comunicació n masiva, salvo que el acceso
    sea té cnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido só lo a los titulares o
    terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de seguridad: La informació n sujeta a tratamiento por la Empresa se deberá́ manejar
    con las medidas té cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad
    a los registros, evitando su adulteració n, pé rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
    fraudulento.
  • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos
    personales que no tengan la naturaleza de pú blicos está n obligadas a garantizar la reserva de la
    informació n, inclusive despué s de finalizada su relació n con alguna de las labores que comprende
    el tratamiento, pudiendo só lo realizar suministro o comunicació n de datos personales cuando ello
    corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los té rminos de la misma.

ÁMBITOS DE APLICACIÓN
Esta Política de Tratamiendo de la Información y Datos Personales será aplicable al tratamiento que   todos los funcionarios, colaboradores, trabajadores, aliados y accionistas de la Empresa deben darle a la
información y los datos personales administrados por ésta. No obstante las sucursales, filiales y los
terceros, a los que en virtud de las finalidades que tengan las bases de datos, tengan acceso a las mismas, también deberán proceder de conformidad a lo establecido por los parámetros de esta PTIDP. Todo lo anterior sin perjuicio de los preceptos legales y reglamentarios que regulan a nivel general estos
procedimientos en Colombia.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
Por medio de esta PTIDP que reglamenta el tratamiento que se le dará a los datos personales y la información por parte de la Empresa, se garantiza que la información y datos personales recolectados y
administrados por MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A. Será única y exclusivamente para el desarrollo de las actividades directamente ligadas al objeto social de la Empresa. Especificamente las siguientes
finalidades:

  • Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos.
  • Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación.
  • Marketing.
  • Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia.
  • Publicidad y prospección comercial – Segmentación de mercados.
  • Publicidad y prospección comercial – Sistemas de ayuda a la toma de decisiones.
  • Recursos humanos – Formación de personal.
  • Recursos humanos – Gestión de nómina.
  • Recursos humanos – Gestión de personal
  • Recursos humanos – Gestión de trabajo temporal
  • Recursos humanos – Prestaciones sociales
  • Recursos humanos – Prestaciones sociales
  • Recursos humanos – Prevención de riesgos laborales
  • Recursos humanos – Promoción y gestión de empleo

DERECHOS DE LOS TITULARES
Dando alcance al artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual establece los derechos de los
titulares de los datos, la Empresa se permite garantizar por medio de esta PTIDP el ejercicio de los
siguientes derechos de los titulares entre otros:

  • Solicitar prueba de la autorizació n otorgada a la Empresa en su calidad de responsable y
    encargada del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptú e como requisito para el
    tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por parte de la Empresa, en su calidad de responsable y encargada del tratamiento,
    previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
    en la PTIDP, la ley 1581 de 2012 y las demá s normas que la modifiquen, adicionen o
    complementen una vez agotado el requisito de procedibilidad establecido en esta PTIDP.
  • Revocar la autorizació n y/o solicitar la supresió n del dato personal cuando en el tratamiento de
    aquellos la Empresa no respetare los principios, derechos y garantí as constitucionales y legales.
    En todo caso, dicha revocatoria y/o supresió n procederá ú nicamente cuando la Superintendencia
    de Industria y Comercio haya determinado que en el desarrollo de las actividades de tratamiento,
    la empresa ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución
    Nacional de la Repú blica de Colombia.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Teniendo en cuenta lo estabelcido en el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto Ú nico Reglamentario 1074 de
2015, los derechos de los titulares de los datos e informaciones de cará cter personal podrá n ser ejercidos
por las personas que se mencionan a continuació n:

  • Por el respectivo titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
    medios que ponga a disposició n el responsable.
  • Por sus causahabientes, quienes deberá n acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditació n de la representació n o
    apoderamiento.
  • Por estipulació n a favor de otro o para otro.
  • Dado el caso en que el titular de la informació n sea un menor de edad, sus derechos podrá n ser
    ejercidos ú nicamente por las personas que de conformidad con la ley esté n facultadas para
    representarlos.

AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS PERSONALES
La Empresa se permite acreditar que toda actividad de recopilació n, conservació n, uso, manejo,
actualizació n, correcció n, supresió n y en general, toda actividad mediante la cual se pretenda obtener y/o tratar datos e informació n de cará cter personal de titularidad de terceros, deberá llevarse a cabo
mediante autorizació n previa, expresa y libre de sus respectivos titulares.

Con el otorgamiento de la autorizació n por parte del titular para la recolecció n y el tratamiento de las
informaciones y datos personales, se entenderá que é ste ha leído la presente PTIDP o en su defecto que se le informó previamente por medio del aviso de privacidad que aquella se encuentra publicada en la página web www.tongkomotocicletas.com y que puede ser consultada en cualquier momento y por
cualquier persona sin ningún tipo de restricción.
Así mismo, por medio de la autorizació n para la conservación, administración, recolección y tratamiento
de la informació n y datos personales, el titular declara que dichos datos e informació n son veraces,
completos, exactos, actualizados, comprobables, comprensibles y corresponden a la realidad vigente para el momento en que son suministrados.
La Empresa tendrá a disposición de todos los titulares de la información y los datos personales objeto del
tratamiento, el documento por medio del cual éstos le otorgaron la respectiva autorización, con el único
propósito que puedan acceder al mismo previa solicitud para efectos de acreditar el medio y la fecha en la cual fue otorgada. La autorizació n otorgada por el titular de la informació n podrá constar por escrito, ya sea en un documento físico, digital o en medios magné ticos, así como en archivos de audio, plataformas tecnoló gicas de almacenamiento de datos en línea o en cualquier otro medio idó neo y apto para probar  la existencia del consentimiento del titular y la autorizació n para el tratamiento de sus datos personales.

La ley 1581 de 2012 en el artículo 10 establece que la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
1. Informació n requerida por una entidad pú blica o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pú blica.
3. Casos de urgencia mé dica o sanitaria.
4. Tratamiento de informació n autorizado por la ley para fines histó ricos, estadísticos o
científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
A la luz de lo establecido en el artículo 8 y 9 de la ley 1581 de 2012, los titulares de la información o los
datos personales podrán en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos y/o revocar la
autorización otorgada a la Empresa para su tratamiento. De conformidad con el artículo 2.2.2.25.2.8 del
Decreto Ú nico Reglamentario 1074 de 2015, la solicitud de supresió n de la informació n y la revocatoria
de la autorizació n no procederá n cuando el titular de aquella tenga un deber legal o contractual de
permanecer en la base de datos.
Una vez radicada la solicitud por medio de los canales establecidos en esta PTIDP y la Empresa no haya
efectuado respuesta alguna o en su defecto no haya suprimido los datos del titular reclamante, éste estará en todo su derecho de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que dicha entidad en uso de sus facultades sancionatorias y jurisdiccionales (artículo 22 ley 1581 de 2012) ordene a la Empresa la supresión y/o revocatoria de la autorización deprecada por el titular.

En virtud de lo reglado en el inciso primero del artículo 6 de Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos
personales sensibles está prohibido por regla general. No obstante, de conformidad con el literal d) de la
mencionada disposició n, el tratamiento de dichos datos es permitido cuando se da en virtud de las
finalidades que tengan, es decir que cuando estas esten directamente ligadas a un objetivo puntual estan permitidas, en este caso es el almacenamiento y uso de las hojas de vida de los trabajadores en los cuales se encuentran datos personales de familiares menores de edad y que constituyen un dato sensible.
En este sentido, teniendo en cuenta que dentro de las finalidades de la base de datos de trabajadores
propiedad de la Empresa se encuentra el tratamiento de datos sensibles está permitido, ya que los datos
relativos a la salud, la orientación sexual, podrán ser utilizados para las finalidades específicas de aportes a la seguridad social integral y parafiscales los cuales redundan en un beneficio para los familiares del trabajador.
A la luz de lo establecido en el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto Ú nico Reglamentario 1074 de 2015, la
Empresa solicitará autorización expresa y escrita al titular del dato sensible para que conscienta su
tratamiento, previa comunicación verificable de las siguientes determinaciones:
1. Que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles siempre que no sea su
voluntad.
2. Que dar respuesta a cualquier interrogante o cuestionamiento que la Empresa realice en relación
con sus datos personales sensibles es facultativo.
3. Cuá les será n sus datos sensibles que será n objeto de tratamiento por parte de la Empresa y con
qué finalidad.
4. Que toda la informació n relativa a datos sensibles que se brinde a los colaboradores y
dependientes quedará amparada bajo el secreto profesional que deben guardar las empresas en
los términos de ley, y que se utilizará n medidas adecuadas e idó neas para su protecció n.
La PTIDP de la Empresa reconoce que los datos atenientes a los menores de edad, según lo establecido en el artículo 7 de la 1581 de 2012 respecto de los niños, niñas y adolecentes, son de alta sensibilidad y su tratamiento está prohibido. No obstante, en aquellos casos en que los mismos sean de conocimiento
público, su tratamiento está legalmente permitido.
En este sentido, la empresa garantiza que se abstendrá de efectuar el tratamiento de los datos privados y
semiprivados en los cuales el titular sea un menor de edad, sin que ello sea absolutamente necesario.
Ahora bien, para dicho tratamiento se requerirá de la auturización del representante del menor en los
términos establecidos por la ley y esta PTIDP.
La Empresa por medio de esta PTIDP y en virtud de la ley 1581 de 2012 garantiza que la informació n
contenida en su base de datos será utilizada de manera correcta, para fines lícitos y manteniendo
indemne el derecho al habeas data amparado por la Constitució n política. El tratamiento de los datos
personales antes descritos por parte de la compañ ía se circunscribirá ú nicamente a las actividades de
recolecció n almacenamiento y uso de dicha informació n con las finalidades establecidas arriba.
La Empresa garantiza a todos los titulares de informació n y datos personales que é sta no será utilizada
para finalidades distintas a los respectivamente autorizados por sus titulares en los documentos de
autorización, que no será comercializada a terceros bajo ninguna figura, nacional ni internacionalmente,
sin que medie previa autorizació n expresa por parte de los titulares.